Ripartire dopo l’emergenza Covid-19 richiede forza, elasticità, ristrutturazione, semplificazione e, nella maggior parte dei casi, revisione di molti dei processi lavorativi attuati sino ad oggi. È vero per le grandi aziende, ma lo è altrettanto per le piccole e medie imprese, dai laboratori di pasticceria fino ai ristoranti. Molte realtà stanno affrontando sfide inaspettate, tra cui rispettare le nuove misure di contenimento, e a loro viene richiesto di mantenere l’alta l’efficienza produttiva e uno standard qualitativo di livello. Sintesia, team di esperti di Lean Organization, apporta innovazione e collaborazione finalizzate all’evoluzione continua e funzionale di piccole, medie e grandi imprese, dove il punto focale è puntare sulle persone e su percorsi di miglioramento concreti e sostenibili. Con il progetto Riparti Italia Sintesia mette a disposizione delle imprese un insieme di strumenti per apportare agilità nei processi, risparmiare soldi e tempo e creare una serie di soluzioni “facili” che agiscono nel quotidiano e rendono pro-attivo ed efficiente il servizio.
“Da sempre ci occupiamo di ripensare e migliorare la produzione, alimentare e non, nelle grandi industrie” spiega l’ing. Francesco Dall’Oca, managing partner di Sintesia, “snellendo e rendendo agili i loro processi. Fra i nostri clienti abbiamo eccellenze come Alajmo, industrie del settore alimentale come Esca Dolciaria, e aziende come Moretti Forni e Venix, e oggi applichiamo gli stessi principi “macro” a tutte le realtà della ristorazione, andando ad agire su tre punti cardine, la gestione delle scorte, la creazione di standard, il confronto quotidiano”.
Da dove si può (ri)partire?
“Possiamo considerare ogni ristorante o piccola realtà ristorativa un’attività di “trasformazione alimentare” in cui il flusso corretto dei materiali, soprattutto in un momento come questo, è essenziale. In questo particolare frangente storico l’esperienza non basta perché ci troviamo ad affrontare una situazione di natura eccezionale, per questo il primo passo per modulare il flusso di lavoro è la gestione delle scorte. La soluzione che noi proponiamo si ispira alla filosofia Lean (ndr. “snello” in inglese), che qui viene modulata con un metodo Pull, ovvero “tirato” dai consumi effettivi, per rifornire il magazzino di ciò che realmente manca, senza avere eccessi di scorte e senza fare stime approssimative”.
Qual è la soluzione per una buona gestione delle scorte?
“Noi applichiamo un sistema molto semplice, intuitivo e, soprattutto, pratico, il Kanban. Kanban è una parola giapponese che significa insegna o cartello, ed è proprio attraverso un’etichettatura che in magazzino o in dispenda viene classificato ogni prodotto da stoccare. Questo stesso cartellino viene “fisicamente” staccato quando la scorta arriva al punto di dover essere ripristinata, il che sgrava le persone da un onere gestionale, dando un risultato evidente in termini di risparmio monetario e di tempo, oltre ad abbattere una serie di costi nascosti, come il reperimento extra di merce in tempi brevi”.
E a livello di “procedure” come si può intervenire?
“Utilizzo una parola che non è molto amata in ristorazione, lo standard, che spesso viene percepito come “omologazione”. In realtà quello che facciamo è andare a stabilire degli standard interni, definendoli e ottimizzandoli al meglio, il che rappresenta un sistema potentissimo per abbassare i costi. In fondo, la ristorazione si basa su due grandi standard, il galateo della tavola e le ricette: la storia insegna, senza standard non c’è precisione. Il concetto di standard è intuitivo, ma spesso si ha paura ad applicarlo, il nostro compito è permettere di costruire lo standard più corretto e concreto per ogni realtà coinvolgendo il personale, migliorandolo e adeguandolo nel tempo”.
E a livello di sanificazione?
“Bisogna fare una doverosa premessa, le procedure di sanificazione sono già certificate all’interno di quasi tutte le realtà ristorative, il punto focale oggi è quello di creare il minor numero di interazioni fra il personale, e fra il personale e la clientela. Per consuetudine ci sono ruoli distinti in sala, chi prende le comande, chi porta da bere, chi serve ai piatti e chi porta il conto. Quello che va fatto oggi è allargare le competenze personali, abbassando il numero dei contatti personali”.
Cosa ha messo in luce questa crisi?
“Credo che il punto più evidente sia la necessità assoluta di collaborazione, la creazione di un team coeso, che sia compatto nell’affrontare le difficoltà e dia soluzione ai problemi del quotidiano”.
Come si può ottenere il coinvolgimento di tutti i collaboratori?
Cerchiamo di insegnare alle imprese a strutturare momenti di confronto quotidiani, coinvolgendo tutto il personale in una chiacchierata di pochi minuti, magari prima dell’apertura della cucina, in modo da portare alla luce problemi e cercando di trovare soluzioni concrete. Sono cicli Kaizen, dal giapponese “miglioramento a piccoli passi”, in cui tutti sono coinvolti e contribuiscono al miglioramento delle procedure interne”.
In quanto tempo è possibile riorganizzare il lavoro?
Dopo il primo contatto noi passiamo un’intera giornata insieme al cliente, osservando il flusso del lavoro, e facendo interviste e domande a tutte le persone coinvolte nella gestione delle attività quotidiane. Fatto questo stiliamo una lista di priorità, che 4 volte su 5 è la riorganizzazione del magazzino, e andiamo avanti per piccoli passi. Quello che per noi è importante è il fattore umano che è imprescindibile in un’impresa di successo ed è per questo che tutto il personale viene coinvolto nella nostra “ristrutturazione”. Noi non facciamo rivoluzioni, ma evoluzioni consapevoli”.